Come valorizzare i grandi patrimoni: piani e organizzazione dei family office

Il modo in cui le famiglie e i singoli individui gestiscono i loro patrimoni è dinamico. La crescente complessità, le normative in continua evoluzione e le esigenze specifiche di ciascuna famiglia e/o individuo, sono solo alcune delle molte ragioni per cui è importante avere un approccio strutturato e professionale, che parte dalla definizione di una strategia chiara e oculata, caratterizzata da pianificazioni di breve e medio-lungo periodo e che sia guidata da una governance efficace. Una combinazione di fattori che, se ben indirizzati e allineati, permettono la creazione e conservazione di valore nel lungo periodo.

Oggi si parla spesso di family office per sintetizzare il concetto di un’entità volta a gestire, in modo professionale ed organizzato, le diverse esigenze di chi possiede patrimoni significativi.

Ma cosa è un family office? Nella pratica si vede che il family office è spesso un'organizzazione creata per supervisionare e gestire le esigenze finanziarie di una specifica famiglia.

Ci sono diverse tipologie di family office. Se il patrimonio familiare è significativo, ha senso considerare la creazione di un single family office (Sfl). Un Sfo è una società privata che gestisce le questioni finanziarie di una singola famiglia. Il Sfo si occupa generalmente di tutti o parte degli investimenti, fiduciari, trust e gestione patrimoniale di una famiglia. Alcuni hanno anche una funzione di concierge. Un Sfo consente alla famiglia di perseguire il proprio approccio personalizzato alla gestione della ricchezza e garantisce il massimo grado di riservatezza. Mentre le competenze legali e fiscali, i servizi finanziari e di custodia globale possono essere esternalizzati, un Sfo fornisce alla famiglia una piattaforma snella per prendere decisioni di investimento importanti.

Se il patrimonio familiare da investire è meno significativo, un multi-family office (Mfo) offre a diverse famiglie la possibilità di ottenere determinati vantaggi di scala nella gestione degli asset finanziari. Ci sono vari tipi di multi-family office, dalle filiali di fornitori di servizi finanziari agli uffici indipendenti.

Invece il virtual family office (Vfo) è generalmente interessante per una famiglia che desidera i vantaggi di un family office, ma non vuole creare una struttura aziendale effettiva ed esternalizza alcuni o tutti i servizi a fornitori esterni. L’embedded family office (Efo) è il caso della famiglia che possiede/gestisce un'azienda e ha dipendenti dell'azienda che si occupano delle questioni private della famiglia. Ad esempio, fissare appuntamenti personali, oppure il Cfo ed il team contabile che si occupano di pagare utenze, imposte della famiglia e preparano le dichiarazioni fiscali.

Si assiste spesso dunque a forme organizzative definite family office che focalizzano la loro attività a supportare la famiglia nelle scelte di investimento in asset finanziari e per il monitoraggio delle performance del portafoglio (aggregato) in asset finanziari.

Troppo spesso non si approccia con una vista ampia alle esigenze della famiglia, che vanno oltre gli aspetti finanziari e abbracciano tutte le dimensioni rilevanti del patrimonio, a partire da: (i) le persone che sono un asset fondamentale; (ii) dalla codificazione dei valori e dello scopo (purpose) della famiglia, per garantire che siano correttamente compresi da tutti, comunicati e pienamente integrati nella strategia che deve caratterizzare ogni decisione rispetto al family office e agli investimenti.

Dunque, per decidere quale sia il family office giusto, è necessario innanzitutto chiarire e definire la visione, gli obiettivi e le aspettative della famiglia. È poi necessario comprendere le esigenze in alcune aree chiave, tra cui la gestione dell’operatività, la tecnologia necessaria (e la sicurezza informatica), esigenze di personale (insourcing), di consulenti (outsourcing) e la governance, che devono essere costruiti intorno alle specifiche esigenze. Dunque, indipendentemente dal tipo e dalla complessità degli asset posseduti, è anche e soprattutto una questione di persone.

I principali ambiti che devono essere indirizzati nel disegnare la soluzione di family office più corretta per le proprie esigenze sono:

Strategia (Visione, Obiettivi, Esigenze, Crescita, Comunicazione, Formazione dei familiari e crescita personale)
Impresa (Portafoglio e Liquidità, Pianificazione finanziaria e Life Style, Filantropia, Aziende di Famiglia, Pianificazione fiscale, Comunicazione)
Continuità (pianificazione successoria, trasferimento della ricchezza, sviluppo della leadership, gestione della transizione)
Investimenti (Policy di investimento, Asset allocation, Selezione degli investimenti, Performance e rischi, Selezione dei partner)
Operatività (Contabilità di aggregazione patrimoniale, Reporting e analisi, Pagamenti e Gestione delle spese, Gestione delle proprietà, Concierge)
Tecnologia (Sistemi di contabilità e di analisi dei dati, Supporto IT, Mobilità, Sicurezza informatica, Gestione documentale)
Governance e Compliance (Governace familiare e societaria, Policies e procedure, Tax compliance, Risk management, Controlli).

E quali sono gli indicatori di successo di un family office? Gli indicatori chiave di prestazione (Kpi) dovrebbero essere legati al raggiungimento della strategia e degli obiettivi della famiglia. Alcuni attributi comuni da considerare includono misure dei risultati finanziari, rispetto delle regole (compliance), tempestività di elaborazione di informazioni e analisi, rischio e impatto. È importante non trascurare elementi soft come, ad esempio, il mantenimento dell'unità familiare e la preparazione della prossima generazione alla leadership.