Overlog, la mente digitale della farmacia ospedaliera

UDINE. Oltre 450 mila confezioni di farmaci distribuiti ogni mese, la gestione di un magazzino centrale e diversi magazzini satelliti, una ventina di strutture sanitarie, tra ospedali e Ircss, da rifornire ogni giorno, per circa 4 mila pazienti.

Questione complessa la gestione dei farmaci in cui il digitale è entrato di prepotenza, e per fortuna.

In Friuli Venezia Giulia, insieme all’Arcs, l’Agenzia regionale di coordinamento per la Salute, e ad Insiel, la società informatica controllata dalla Regione, c’è Overlog, azienda specializzata nella realizzazione di soluzioni software per la gestione logistica.

Nel corso degli ultimi 15 anni, anche grazie al supporto tecnologico di Overlog, i processi hanno subito delle trasformazioni radical: l’iter è ora completamente digitalizzato. Si è passati da 218 magazzini farmaceutici e 15 magazzini economali ad un solo magazzino centralizzato da 9.600 metri quadri e 14 buffer aziendali. Le 20 mila referenze medie per ciascuna delle 11 aziende coinvolte, che facevano lievitare il computo totale a 220 mila, sono ora riunite in un unico catalogo da 31 mila articoli. Anche sul versante delle risorse umane c’è stato un cambio di passo: se nel 2006 il servizio impiegava 228 full time equivalent scarsamente qualificati, ora gli operatori sono solo 75 ma dotati di una formazione specifica per il loro ruolo.

Andrea Marsilio, direttore di Arcs, Marco Crasnich Ad di Overlog all'interno del magazzino dell'Agenzia regionale della salute Fvg

I 14 buffer altro non sono che magazzini satellite presso le farmacie ospedaliere: sono adibiti alla gestione delle emergenze, delle urgenze e alla distribuzione diretta di farmaci ai pazienti. Vengono alimentati a scorta: il sistema rileva la carenza del prodotto e invia direttamente la richiesta di ordine. Completano il quadro 3 transit point dotati di celle frigorifere, che consentono di livellare il calendario delle spedizioni e la produzione di magazzino sulle 24 ore, garantire la puntualità per il 100% delle consegne e superare criticità logistiche come il traffico e la viabilità. La vera e propria magia, però, avviene nel magazzino centralizzato, diviso in due parti. La prima è il magazzino automatico “Autostore Swisslog”, dotato di 12 mila cassette su 10 livelli che vengono spostate da 9 robot; il secondo componente è il magazzino verticale “Kardex Grifols”, un armadio frigo a piani rotanti.

Proprio del magazzino si occupa Overlog attraverso il suo Slim2k: sistema informatico di magazzino, che fa da regia complessiva per tutti i flussi della rete logistica, oltre a gestire nel dettaglio la parte manuale, il cruscotto ordini e il calendario delle consegne. Slim2k sovrintende all’inventario, ai resi delle aziende clienti, all’accettazione dei materiali e alla gestione degli articoli obsoleti o scaduti, delle richieste urgenti e fuori programma, delle non conformità, degli articoli a temperatura controllata, dei farmaci antiblastici e dei buffer. Overlog ha implementato nel processo anche il proprio sistema Gesco per l’analisi e la gestione delle scorte: che garantisce un maggior controllo e una pianificazione delle giacenze. Gli ausili vengono invece supportati dal sistema Gesta, che si fa carico di accettazione a seguito dell’acquisto, prenotazione e invio delle richieste di approvazione agli enti preposti, prelievo del bene, consegna per il ritiro da parte del richiedente, tracciabilità interna al magazzino e controllo delle disponibilità.

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